Confidentialité

Politique de confidentialité et procédure de gestion des demandes des personnes ainsi que notification d’absence de transfert hors EU.

Au titre des articles 12, 13 et 14 de législation RGPD, MERMOZ & ASSOCIES CAPITAL HUMAIN (ci-après dénommé MERMOZ ASSOCIÉS) informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées. Ce document permet aussi aux personnes concernées par des traitements de données personnelles d’exercer, auprès de notre DPO, leurs droits au titre des articles 15 à 20 du RGPD (accès, rectification, limitation, portabilité, suppression, opposition) ainsi que retirer les consentements éventuels s’il y a lieu. Notre politique de confidentialité complète est (ou sera prochainement) accessible sur notre site web, dans nos locaux et via la signature e-mail de nos employés.

ARCHITECTURE INFORMATIQUE SECURISEE

Nos données et les données de nos clients sont hébergées dans nos locaux sécurisés à Paris et dans nos datacenters (Microsoft®) externalisés et certifiés ISO27001.

TRANSFERT DE DONNEES HORS EU

Mermoz Associés garantit l’absence de transfert de données personnelles hors Union Européenne.

DONNÉES DES CANDIDATURES SPONTANÉES OU DES CANDIDATURES À UNE OFFRE D’EMPLOI POUR TRAVAILLER CHEZ UN DE NOS CLIENTS OU PROSPECTS

Responsable de traitement

 MERMOZ ASSOCIÉS. Nous signalons toutefois que selon la nature du contrat avec nos clients, MERMOZ ASSOCIÉS peut être le sous-traitant missionné par le client qui est le responsable du traitement.

Finalités
  • Évaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste ;
  • Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;
  • Organiser des entretiens.
  • Organiser la relation avec l’employeur final
Données traitéesCV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis (par le candidat ou ses anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi, documents probatoires éventuels
Destinataires et provenances éventuellesSeul les consultants concernés ou les chargés de recherche concernés   peuvent accéder aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des données à des structures-partenaires, notamment des consultants ou chargés de recherche indépendants ainsi que le client concerné.

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires.

Durées de conservationLa durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. Nous signalons que nous sommes susceptibles de demander l’accord d’un candidat pour conserver des profils sur une période additionnelle.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données personnelles est basée sur l’exécution d’un contrat ou à défaut le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que prestataire en conseil RH ou à défaut l’intérêt légitime du candidat.

DONÉES DES CLIENTS POTENTIELS, DEMANDES DE RENSEIGNEMENT OU DE PROPOSITIONS COMMERCIALES ET DEMANDE DE RAPPEL

Responsable de traitementMERMOZ ASSOCIÉS
FinalitésGestion de la relation avec les clients potentiels et la gestion de relation précontractuelle
Données traitéesIdentités, coordonnées de contact, fonction professionnelle.

Nous signalons que nos clients potentiels sont susceptibles de recevoir nos emailings qui contiennent des démarches de désabonnement.

Destinataires et provenances éventuellesSeuls la Direction et les consultants ou chargés de recherche concernés (salariés ou indépendants) sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.

Durées de conservationLa durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec le client potentiel.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients potentiels repose sur l’exécution de mesures précontractuelles ou le consentement des interlocuteurs concernés ou nos intérêts légitimes en tant que prestataire en conseil RH.

DONNÉES DES CLIENTS ET DES INTERLOCUTEURS ASSOCIÉS A UNE COMMANDE

Responsable de traitementMERMOZ ASSOCIÉS
FinalitésGestion de la relation-client, la comptabilité, la facturation, le suivi et le support-client associés
Données traitéesIdentité, coordonnées de contact, fonction professionnelle, pièces comptables nominatives éventuelles
Destinataires et provenances éventuellesSeuls la Direction, les consultants ou chargés de recherche concernés (salariés ou indépendants) et le personnel comptable interne et externe sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou de partenaires.

Durées de conservation5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant prestataire en conseil RH.

JEUX DE DONNÉES (CONFIÉS À MERMOZ ASSOCIÉS PAR UN DONNEUR D’ORDRE) NÉCESSAIRES A LA RÉALISATION D’UNE PRESTATION DE SERVICE DANS UN CADRE PRÉCONTRACTUEL

Responsable de traitementMERMOZ ASSOCIÉS ou le donneur d’ordre dans le cadre d’un accord de confidentialité précontractuel
Finalités
  • Démontrer la capacité de faisabilité
  • Faire un chiffrage
  • Proposer un descriptif de fonction
  • Établir des prévisionnels
  • Gérer la relation précontractuelle et la facilitation de la future relation contractuelle
Données traitéesTout type de données possibles
DestinatairesSeuls la Direction, les consultants ou chargés de recherche concernés (salariés ou indépendants) et le personnel administratif interne et externe sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons le transfert possible des données à des prestataires pressentis pour la réalisation technique.

Durées de conservationLe temps de la phase d’avant-vente jusqu’à la décision finale du client.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de mesures précontractuelles ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire en conseil RH.

JEUX DE DONNÉES CONFIÉES À MERMOZ ASSOCIÉS PAR UN DONNEUR D’ORDRE (OU JEUX DE DONNÉES RÉCOLTÉES) NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION D’UNE PRESTATION DE SERVICE DANS UN CADRE CONTRACTUEL

Responsable de traitementMERMOZ ASSOCIÉS est le sous-traitant d’un donneur d’ordre, ce dernier est le responsable du traitement
FinalitésL’exécution de la mission objet de la relation contractuelle, le suivi de projet, la facturation et le support-client associés
Données traitéesTout type de données possibles
DestinatairesSeuls la Direction, les consultants ou chargés de recherche concernés (salariés ou indépendants) et le personnel administratif interne et externe sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons le transfert possible des données au client concerné.

Durées de conservationSelon les termes du contrat ou à défaut selon les délais légaux en la matière.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant que prestataire en conseil RH.


DONNÉES DES CANDIDATURES SPONTANÉES OU DES CANDIDATURES À UNE OFFRE D’EMPLOI POUR TRAVAILLER CHEZ MERMOZ ASSOCIÉS

Responsable de traitementMERMOZ ASSOCIÉS.
Finalités
  • Evaluer l’adéquation du candidat par rapport à un poste ;
  • Créer un dossier-candidat au sein de la CVthèque ;
  • Organiser des entretiens.
Données traitéesCV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis (par le candidat ou ses anciens employeurs) lors d’une candidature à un emploi, documents probatoires éventuels
Destinataires et provenances éventuellesSeul la Direction, les consultants ou les chargés de recherche peuvent accéder aux données communiquées ou enregistrées.

Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des données à des structures-partenaires, notamment des consultants ou chargés de recherche indépendants ainsi que des clients ou prospects concernés.

Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données-candidats avec des informations publiques, de jobboards ou de partenaires.

Durées de conservationLa durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. Nous signalons que nous sommes susceptibles de demander l’accord d’un candidat pour conserver des profils sur une période additionnelle.
Base légaleLa base juridique de l’utilisation et du traitement des données personnelles est basée le consentement des personnes concernées ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur ou à défaut l’intérêt légitime du candidat.

 

ANNUAIRE ET RÉPERTOIRE DES CONTACTS-PARTENAIRES

Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par MERMOZ ASSOCIÉS qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.

DONNÉES DES FOURNISSEURS GÉNÉRAUX RÉFÉRENCES OU POTENTIELS

L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par MERMOZ ASSOCIÉS qui est le responsable de traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou défaut l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.

NEWSLETTERS, INVITATIONS ET ÉMARGEMENTS À DES ÉVÈNEMENTS

Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, indépendants, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou d’invitation et d’émargement à des évènements peut être mis en place par MERMOZ ASSOCIÉS qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à dpo@mermozassocies.com que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou de missions ainsi que la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné interne ou externalisé sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènement. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les destinataires des messages. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.

ARCHITECTURE INFORMATIQUE SÉCURISÉE

Nos données et les données de nos clients sont hébergées dans nos locaux sécurisés à Paris et dans nos datacenters (Microsoft®) externalisés et certifiés ISO27001.

TRANSFERT DE DONNEES HORS EU

Dans le cadre de nos missions internationales, MERMOZ ASSOCIÉS signale être susceptible de transférer de données personnelles hors UE dans un cadre sécurisé et licite via des garanties Clauses Contractuelles Types (C.C.T).

PROCÉDURE DE GESTION DES DEMANDES DES PERSONNES

En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), les personnes concernées par des traitements de données  disposent d’un droit d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de ses données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@mermozassocies.com, ou courrier postal adressé à Service DPO, MERMOZ ASSOCIÉS, 51 Av. Franklin Delano Roosevelt, 75008 Paris. En cas de demande de droits d’accès, la réponse pourra être fournie à la personne concernée dans les délais légaux en la matière (1 mois) via des exports automatisés. Les personnes concernées par des traitements de données disposent par ailleurs des droits de retirer à tout moment leurs consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.

UTILISATION DES COOKIES

Nos cookies améliorent l’accès à notre site et identifient les visiteurs réguliers. En outre, nos cookies améliorent l’expérience d’utilisateur grâce au suivi et au ciblage de ses intérêts. Cependant, cette utilisation des cookies n’est en aucune façon liée à des informations personnelles identifiables sur notre site.

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